Access: asistente para informes

Cuando tengamos el formulario abierto, nos dirigimos al asistente para informes y saldrá este recuadro:

Después pasaremos todos los campos del lado izquierdo al lado derecho:

Y después le daremos "siguiente" y nuevamente le daremos "siguiente":

Después aparecerá este recuadro y en el número 1 le daremos a la primera opción (después del "ninguno") y después lo dejaremos en modo ascendente,

Después aparecerá este recuadro, y eso ya se podrá modificar como cada quien guste, ya sea de manera justificada, vertical, etcétera, después le daremos "siguiente".

Después nos aparecerá qué estilo queremos elegir para el informe:

Después tenemos estas dos siguientes opciones, que es la vista previa y el modificar el diseño, pues elegiremos la primera opción, al menos de que quieras modificar tu informe.
 

Y al final quedará de esta manera, aclaro, dependiendo de como lo hayas querido modificar.

Access: comando

Cuando tengamos abierto el formulario que se ha creado, seleccionamos la parte de "diseño" y en "botón" para agregar diferentes comando.

Existen diferentes tipos de asistentes para tu formulario dependiendo del tipo de formulario que estés haciendo. He aquí unos ejemplos de comando, puedes utilizar el que mejor pueda facilitarte para buscar algo especifico dentro del formulario que has creado.

Una vez seleccionado el tipo de comando que utilizarás para tu formulario, daremos en "siguiente".

Después le proporcionaremos el nombre del comando que queramos ponerle.

Y después daremos en "finalizar".

Access: editar diseño

En este tema se tratan las técnicas que se pueden utilizar para modificar, editar o cambiar un informe existente. Microsoft Office Access 2007 tiene dos vistas que se pueden utilizar para realizar cambios en el informe: la vista Presentación y la vista Diseño. La elección de la vista que se va a utilizar depende de la tarea específica que se va a llevar a cabo. Asimismo se pueden utilizar ambas vistas para realizar los cambios.

La vista Diseño ofrece una vista más detallada de la estructura del informe. En ella se pueden ver las bandas de encabezado y pie de página del informe, la página y los grupos. El informe no se está ejecutando en la vista Diseño, por lo que no se pueden ver los datos subyacentes mientras se trabaja; sin embargo, hay determinadas tareas que se pueden realizar más fácilmente en la vista Diseño que en la vista Presentación. Puede:

• Agregar una mayor variedad de controles al informe, como etiquetas, imágenes, líneas y rectángulos.
• Editar orígenes de control de cuadro de texto en los mismos cuadros de texto sin utilizar la hoja de propiedades.
• Cambiar determinadas propiedades que no están disponibles en la vista Presentación.

Access: buscar

Supongamos que ha creado una base de datos a partir de una de las nuevas plantillas incluidas en Microsoft Office Access 2007. Puede tratarse de una base de datos Contactos y ha importado información de contacto desde Microsoft Office Outlook 2007. En un momento determinado, va a tener tantos datos que para buscar registros específicos ya no basta con echar un vistazo a una hoja de datos.

Hay cuatro formas de buscar registros específicos:

• Desplazamiento    El desplazamiento implica moverse entre los registros, generalmente de uno en uno, en una tabla o vista.
  NOTA  Una vista es un objeto de base de datos que muestra la información almacenada en las tablas. Los formularios, consultas e informes pueden ser vistas.
• Búsqueda    La búsqueda implica la especificación de criterios (términos de búsqueda) y operadores de comparación (como "es igual a" o "contiene"). A continuación, se visualizan los registros que cumplen las condiciones especificadas. Los registros que cumplen las condiciones quedan resaltados. En cambio, los registros que no cumplen las condiciones se ven pero no están resaltados.
• Filtro    Al igual que en el caso de las búsquedas, los filtros implican asimismo la especificación de criterios y operadores de comparación. A diferencia de las búsquedas, los filtros limitan únicamente los registrosmostrados. Los filtros se pueden activar o desactivar y es fácil pasar de la vista filtrada a la no filtrada, y viceversa, de los mismos datos.
• Consulta    Las consulta son una forma muy eficaz y flexible de buscar registros específicos. Las consultas permiten realizar búsquedas personalizadas, aplicar filtros personalizados y ordenar los registros. Las consultas se pueden guardar y volver a usar, además de usarse en la creación de formulario e informe.

Todas las plantillas de Office Access 2007 incluyen consultas que se pueden usar inmediatamente. Asimismo, puede crear sus propias consultas para buscar registros específicos y responder a preguntas concretas.

En este artículo se explican las técnicas que puede usar para desplazarse, buscar y filtrar los registros. Se incluye asimismo un ejemplo de cómo usar una consulta para buscar registros específicos y se proporcionan vínculos a otros artículos de ayuda para obtener información más detallada sobre el uso de las consultas.

Access: ¿qué es? ¿para qué sirve?

La definición propia de Access es que es una base de datos, pero definir en toda su amplitud el concepto de base de datos es complicado, así que voy a intentar simplificarlo con los siguientes ejemplos:

• El catálogo de libros que tenemos en casa se puede guardar en una base de datos para poder buscar fácilmente un libro.
• Las cientos de recetas de cocina que tenemos en casa podemos guardarlas en una base de datos y con un par de clic de ratón buscar la que necesitemos.
• El seguimiento de averías de nuestros vehículos se pueden guardar en una base de datos para poder analizar a golpe de ratón y en segundos los costes de las mismas, la rentabilidad del vehículo, etc.
• La gestión de nuestras cuentas bancarias se pueden guardar en una base de datos, ingresos, gastos, recibos, préstamos, todo bien organizado y que nos permita de forma cómoda introducir los datos y con un golpe de ratón visualizar informes de nuestras cuentas.
• En mi empresa, el control del almacén podemos llevarlo con una base de datos, entradas, salidas, stock, albaranes, facturas, todo ello desde una sola base de datos.
• En mi empresa, la gestión de una campaña de marketing podemos dirigirla y analizarla con una base de datos donde introducir toda la información, gastos, contrataciones, impresos, anuncios, costes, relevancia, resultados, etc.
• Un centro de estudios puede gestionar los alumnos, profesores, aulas, cursos, exámenes, evaluaciones, matriculaciones, recursos, eventos, nóminas, etc, todo ello desde una base de datos.

Como ves, ese programa que tienes instalado en el ordenador y no sabes para que sirve acaba de abrirte un abanico de posibilidades casi infinitas pero ¿Todo esto será difícil de hacer, no? pues depende, Microsoft siempre piensa en sus clientes y nos ofrece una herramienta muy cuidada y a la vez que sencilla para proyectos pequeños pero también esconde muchísimas características para usuarios avanzados que quieran embarcarse en un gran proyecto.

¿Has visto un programa comercial de facturación? pues eso es una base de datos. ¿Y no te gustaría diseñar tu propio programa de facturación adaptado a tus necesidades e ir mejorándolo según te vaya haciendo falta sin necesidad de invertir ingentes cantidades de dinero en caros programas comerciales? pues eso es Access. Diseñado para ti, mente inquieta.

Para muchos de los proyectos descritos Access ofrece una serie de plantillas que con apenas unos clics de ratón tendremos funcionando nuestra base de datos. para proyectos mas complejos proporciona un montón de asistentes que con cuatro preguntas tienes un botón que abre un informe, o añade un registro a tu base de datos o simplemente cierra el programa.

Pero si eres un usuario aventajado Access también te ofrece herramientas de programación avanzada, puedes saltarte la sencillez de los asistentes e ir directamente a programar en Visual Basic, herramienta que se incluye dentro de Microsoft Access, y que te va a permitir dar rienda suelta a tu imaginación hasta límites inimaginables.

Gracias a su facilidad de uso permite un aprendizaje escalable, porque una vez la pruebas, y entiendes su funcionamiento, es como una droga, te engancha.